הערכים בפנקס כתובים בחלוקה לתקופות הבאות: התיישבות היהודים וחייהם בממלכת הונגריה 1526-890; תקופת השלטון התורכי; ראשית היהדות החדשה; תקופת השוויון 1914-1867; ריאקציה ורדיפות 1939-1914; תקופת השואה. בתקופה הראשונה עד לשואה מתוארים הפרקים הנוגעים להתיישבות היהודים במקום, התארגנותם הקהילתית, חיי הרוח, חיי הכלכלה והחברה ועוד, ובתוך כך מצוינים שמות רבנים אשר התבלטו במסגרת קהילתם.
מפעל פנקסי הקהילות, שערך במשך עשרות שנים הד"ר שמואל ספקטור, הוא המורכב, המעמיק והנרחב ביותר בתחום ההוצאה לאור של יד ושם. במשך שלושים וחמש שנה עמלו חוקרים ביד ושם לאסוף חומר ולתעד את כל אחת ואחת מהקהילות באירופה ובצפון אפריקה אשר נכחדו בשואה. כל פנקס מיוחד למדינה אחת. כל אחד מהערכים בפנקסים מקיף את תולדות הקהילה או היישוב היהודי מראשיתם עד הכחדתם או צמצומם עקב השואה שפקדה את עם ישראל במלחמת העולם השנייה. כל פנקס מספר על תולדות הקהילה היהודית במקום בשלוש תקופות: מתחילת ההתיישבות עד תום מלחמת העולם הראשונה; בין שתי מלחמות העולם; במלחמת העולם השנייה ואחריה. חיי הקהילות מתוארים בפירוט רב, ובכלל זה התארגנות בקהילה, חיי כלכלה וחברה, חיי רוח, פעילות פוליטית, מבנים ואישים.
"סדרת 'פנקסי הקהילות' של הוצאת יד ושם הנה מפעל כה הכרחי וכה מרטיט לב, עד שכמעט אי אפשר להגזים בחשיבותו. מומלץ לעיין כדי לדעת מניין שאבו אבותינו המומתים את אומץ ליבם, וכדי לדעת כיצד, לאורך המאות, נרקמו שם חיים יהודיים, ועם אילו מסורות ומורשות עלו היהודים לישראל והקימו בה מדינה, ומה עלה כאן בגורלן של מסורות ומורשות אלה." [אדם ברוך, מעריב, 9 באפריל 1999]
הפנקסים משופעים במפות, בתצלומים, בסרטוטים ובטבלאות.